Facturación electrónica: todo lo que debe saber

La facturación electrónica se empezó a implementar en Colombia como requisito debido a la emisión de la Resolución 000020 del 26 de marzo de 2019 emitida por la DIAN, la cual especifica que, tanto las Pymes como las grandes empresas, deberán migrar por completo al sistema electrónico para el 2021. Para ello, se han establecido unas fechas y plazos que permiten planear todo lo necesario para realizar este proceso con anticipación.

La Resolución 000020 de 2019 fue modificada con la Resolución 000064 de 2019, sin embargo, el 5 de mayo de 2020 se emitió la Resolución 000042, en donde se nuevamente se presentaron modificaciones, específicamente en el calendario en el que se establecen la fechas de plazo para empezar a emitir la factura electrónica.

¿Cómo se emite la factura electrónica a la DIAN?

Este procedimiento se debe realizar desde la página web oficial de la DIAN  y seguir los siguientes pasos:

1. Ingresar a la sección de Factura Electrónica. Allí, encuentras un formato en donde debes colocar todos los datos de tu empresa para poder formalizar el registro. 

2. Después, solo debe ingresar a la sección de Habilitación.

3. Se dirige a la parte de Participantes, seguido de Facturador y, finalmente, en la configuración Modo de Operación.

4. Una vez realizado esto, el sistema de la DIAN va a generar de manera automática los rangos de las facturas y listo.

Imágenes tomadas de la DIAN

De igual manera, para agilizar este trámite y optimizar los tiempos la mejor opción es implementar un software especializado en facturación electrónica. Estos sistemas permiten generar la nómina y programar la realización de diversas tareas para que se realicen de forma ágil sin margen de error.

Adicionalmente, estos software permiten la emisión de este importante documento a la DIAN, apoyando significativamente en el cumplimiento de este requisito. Asimismo, cuenta con guías y espacios para cumplir con toda la información que se solicita.

¿Cuáles son los beneficios de contar con facturación electrónica?

Además de ser un requisito exigido por la DIAN, la facturación electrónica es un elemento de gran ayuda para todo el área contable de las empresas, ya que facilita en diferentes ámbitos la ejecución de las tareas. A continuación, le contamos todo lo que puede aportar:

- Más seguridad en el manejo de datos

Los sistemas de software especializados son el resultado de los grandes avances tecnológicos, los cuales se desarrollan con el objetivo de proporcionar nuevas soluciones en la ejecución de procesos. Aquellos que se desarrollan para la gestión y emisión de la factura electrónica son un claro ejemplo de ello, pues además de permitir un desarrollo más efectivo de las tareas, garantiza una efectiva estructura de seguridad.

Estos sistemas de seguridad protegen la información de las empresas de ciberataques, un delito muy frecuente. Además, al operar desde la nube permite contar con una copia de todos los datos, evitando que en caso de una falla de los equipos se pierda información valiosa.

- Mayor rapidez y efectividad

La automatización de tareas se verán reflejadas en la reducción de tiempos destinados a su ejecución y, lo mejor, con la seguridad de que serán elaboradas con un rango de error mínimo, reduciendo reprocesos y pérdidas en la empresa. Esto contribuye a un manejo de la información más eficiente y un desempeño más alto por parte de los trabajadores, ya que podrán dar más atención a otras labores.

- Reducción de costos

Los gastos imprevistos debido a errores y fallas en los procesos serán cosas del pasado. Por otra parte, el presupuesto en cuanto a impresiones, gestión de envíos y mensajería mostrarán una evidente reducción, pues la mayoría de procesos pasarán a ser completamente digitales.

- Mejor seguimiento de la información

Al tener todos los datos almacenados en la nube y bajo un sistema de organización eficiente será más sencillo acceder a todos los datos, editarlos y descargarlos en cualquier formato cuando sea necesario. Esto ayudará en toda la gestión que se deba realizar en la empresa.

En general, contar con un proveedor de software para la gestión de facturación electrónica en Colombia es, en gran medida, un apoyo indispensable para optimizar los procesos contables de las empresas. Contar con un aliado calificado es clave para que pueda aprovechar al máximo sus beneficios, en este caso, Simba le puede ofrecer todo lo necesario para ello. 

Si desea conocer más sobre sus servicios puede ingresar a su sitio web para comunicarse con ellos, así recibirá asesoría sobre su software para facturación electrónica, nómina electrónica, portal de recaudo y más. Por último, no olvide suscribirse a nuestro boletín para continuar recibiendo información de primera mano sobre finanzas.